Positive Group Polska sp. z o.o. („User.com”, „Spółka”) docenia i stawia na uczciwość i rzetelność. Przestrzeganie norm prawnych, etycznych i powszechnie przyjętych wzorców zachowań to dla nas oczywistość. Działania zmierzające do zapewnienia wysokiej jakości produktów i usług, rzetelności wobec kontrahentów, pracowników, Skarbu Państwa i dbałość o środowisko świadczy o odpowiedzialnym podejściu do kierowania Spółką i jest jednym ze źródeł sukcesu.
User.com stoi na stanowisku, że we wszystkich działaniach przedsiębiorstwa niezbędne jest zachowanie podstawowych wartości etycznych i uznanie zobowiązań wobec wszystkich zainteresowanych działalnością Spółki. Uczciwość jest warunkiem koniecznym dla osiągnięcia stabilności przedsiębiorstwa i sukcesu. Reputacja Spółki i zaufanie do niej jest jedną z największych wartości Spółki.
Table of Contents:
Introduction
1. Stosunki z klientami
2. Relacje z udziałowcami i innymi inwestorami
3. Stosunki z pracownikami
4. Stosunnki z kontrahentami
5. Relacje z konkurencją
6. Działania antykorupcyjne
7. Związki biznesu z polityką
8. Zamówienia publiczne
9. Zagadnienia związane z międzynarodowym biznesem
10. Powiązania z władzami i lokalnymi społecznościami
11. Środowisko naturalne
12. Wdrażanie polityki etycznej i antykorupcyjnej
1.1. Spółka dostarcza produkty i usługi wartościowe, dobrej jakości, solidnie wykonane i bezpieczne w użytkowaniu i korzystaniu.
1.2. Spółka nie podaje niepełnych informacji lub wprowadzających w błąd opisów dotyczących oferowanych usług i produktów.
1.3. W przedsięwzięciach reklamowych i innych formach przekazu Spółka unika podawania nieprawdziwych, przesadzonych lub niepełnych informacji.
1.4. Dla zapewnienia pełnej satysfakcji Klientów Spółka zapewniamy wysoki standard usług serwisowych.
1.5. Pracownicy Spółki nie dają Klientom pieniędzy ani prezentów, które mogą być traktowane jako korzyści materialne, ani sami takich rzeczy nie przyjmują.
1.6. Spółka unika praktyk, zmierzających do zwiększenia sprzedaży przez jakiekolwiek przedsięwzięcia marketingowe niezgodne z prawem.
1.7. Spółka utrzymuje w tajemnicy zastrzeżone informacje uzyskane od Klienta, oraz zachowuje najwyższe standardy zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
2.1. Spółka dba o interesy udziałowców i pozostałych inwestorów, a także nie czyni niczego, aby uprzywilejować jedną grupę udziałowców lub inwestorów kosztem drugiej.
2.2. Spółka dąży do osiągnięcia atrakcyjnej stopy zwrotu kapitału w długim okresie.
2.3. Spółka uczciwie informuje o swojej polityce, osiągnięciach i perspektywach rozwoju.
3.1. Stosunki z pracownikami, przez co rozumiemy także wszelkich współpracowników wykonujących swe obowiązki na podstawie jakichkolwiek tytułów prawnych, są oparte na szacunku dla ich godności osobistej.
3.2. Spółka przyjmuje i awansuje pracowników, biorąc pod uwagę kwalifikacje wymagane na danym stanowisku. Pracownicy nie są dyskryminowani ze względu na rasę, religię, narodowość, kolor skóry, wiek, płeć, stan cywilny czy inwalidztwo niemające wpływu na rezultaty wykonywanej przez nich pracy.
3.3. Spółka dąży do zapewnienia stabilnych miejsc pracy oraz rzetelnie informuje pracowników o perspektywach zatrudnienia.
3.4. Spółka zapewnia czyste, zdrowe i bezpieczne środowisko pracy zgodnie ze standardami i przepisami prawa. Pracownicy ze swej strony mają obowiązek dołożyć starań, aby uniknąć wypadków, zranienia siebie, swoich kolegów, a także osób postronnych.
3.5. Spółką zapewnia poufność danych medycznych przekazywanych przez pracowników. Wyniki badań okresowych nie będą udostępniane innym pracownikom i osobom postronnym.
3.6. Z myślą o docenieniu wysiłków poszczególnych osób mających wkład w sukces Spółki, Spółka stosuje reguły przejrzystej i czytelnej polityki wynagradzania. Reguły systemu wynagradzania są tak skonstruowane, aby uwzględnić wkład indywidualny każdego pracownika.
3.7. Spółka pomaga pracownikom w podnoszeniu kwalifikacji i wspiera ich karierę w Spółce.
3.8. Spółka informuje pracowników o celach swojej działalności i zadaniach na poszczególnych stanowiskach pracy.
3.9. Informacje uzyskane od pracowników podczas pracy nie są używane dla jakiegokolwiek innego, konkurencyjnego celu niż ten, dla którego były udostępnione.
3.10. Spółka nie ujawnia związanych z działalnością przedsiębiorstwa bezpośrednich interesów osobistych pracowników na kierowniczych stanowiskach, a także członków ich rodzin. Ujawnienie potencjalnego konfliktu interesów może dotyczyć prezesów, dyrektorów, ważnych udziałowców i zatrudniania członków rodziny.
3.11. Spółka nie toleruje molestowania seksualnego i innych form maltretowania psychicznego lub fizycznego pracowników.
3.12. Spółka uznaje swoje szczególne obowiązki wobec pracowników, którzy w niedługim czasie przejdą na emeryturę.
3.13. Przy wykupywaniu dodatkowego ubezpieczenia emerytalnego Spółka kieruje wyłącznie korzyścią pracowników. Spółka dokłada wszelkich starań, aby wybrać najbardziej bezpieczną ofertę towarzystwa ubezpieczeniowego lub funduszu inwestycyjnego.
3.14. Spółka wypracuje procedury rozstrzygania sporów i czyni wszystko, aby rozwiązywać te spory bez dopuszczenia do eskalacji konfliktu.
3.15. Spółka dąży do zapewnienia jak najpełniejszej komunikacji z każdym pracownikiem. Spółka uznaje potrzebę informowania i konsultowania pracowników w zespołach, w których pracują. Tam, gdzie jest to możliwe, pracownicy są należycie reprezentowani w negocjacjach. Jeśli istnieje odpowiednie porozumienie ze związkami zawodowymi, Spółka zapewni stosowne rozwiązania, które ułatwią konstruktywny dialog.
3.16. Spółka rzetelnie informuje pracowników o opłacanych składkach na ubezpieczenie społeczne oraz o charakterze zawieranych umów. Pracownicy zostaną powiadomieni z wyprzedzeniem o zamiarze zawarcia i formie ewentualnej umowy cywilno-prawnej. Spółka nie korzysta z zawierania umów cywilno-prawnych w przypadkach niedozwolonych przez prawo.
3.17. W przypadku konieczności zwolnienia pracowników Spółka podejmie starania, aby w miarę możliwości pomóc w znalezieniu nowej pracy.
4.1. Stosunki pomiędzy firmą i kontrahentami powinny być oparte na wzajemnym zaufaniu.
4.2. Zapłata za wykonaną usługę lub dostarczony towar będzie uiszczona w terminie i zgodnie z zawartą umową.
4.3. Siła finansowa Spółki będzie wykorzystywana z umiarem.
4.4. Spółka uznaje, że przyjmowanie prezentów lub innych świadczeń przez pracowników współpracującej Spółki może powodować sytuacje postrzegane jako próba skłaniania do ofiarowania w zamian pewnych korzyści dla darczyńcy. Następujące reguły powinny być przestrzegane:
- nie należy nakłaniać nikogo do przyjęcia prezentu,
- nie należy dawać prezentów pieniężnych,
- rozsądne, małe upominki i przejawy gościnności mogą być zaakceptowane, jeżeli nie powodują żadnego zobowiązania u obdarowanego i mogą być odwzajemnione w takim samym stopniu,
- należy informować przełożonych o każdym otrzymanym kosztownym prezencie oraz o wyświadczonej przysłudze, związanych z firmą, z którą prowadzona jest współpraca.
4.5. Informacje dotyczące stosunków pomiędzy firmą a kontrahentami powinny być traktowane jako poufne.
5.1. Spółka uczciwie współzawodniczy z konkurentami i nie podważa ich reputacji.
5.2. W kontaktach z konkurencją pracownicy unikają sytuacji umożliwiających przekazanie poufnych informacji dotyczących Spółki.
5.3. Spółka nie pozyskuje informacji dotyczących konkurencji środkami nielegalnymi. Zaliczyć do nich można szpiegostwo przemysłowe, zatrudnianie pracowników konkurencji w celu otrzymania od nich tajnych informacji, nakłanianie personelu konkurencji lub jej klientów do ujawniania posiadanych przez nich informacji oraz inne środki wyżej nie wymienione.
5.4. Spółka nie stosuje żadnych restrykcyjnych praktyk handlowych, niezgodnych z prawem.
6.1. Przestępczość korupcyjna utrudnia rozwój gospodarczy, narusza wolną konkurencję, zwiększa koszty prowadzenia działalności biznesowej, obniża bezpieczeństwo i jakość produktów oraz usług, co może zagrażać interesom oraz niszczyć wizerunek każdego podmiotu będącego uczestnikiem obrotu gospodarczego. Ewentualne wystąpienie korupcji oraz nadużyć z nią związanych mogłoby pociągnąć za sobą odpowiedzialność karną osób dopuszczających się takich praktyk oraz konsekwencje dla samej Spółki. Akceptacja działań korupcyjnych utrudniałaby prowadzenie działalności gospodarczej, ograniczała możliwość promocji usług i produktów, oraz mogłaby uniemożliwić pozyskiwanie zamówień publicznych, a także grozić wysokimi karami finansowymi.
6.2. Przyjęte przez Spółkę rozwiązania antykorupcyjne chronią przed zdefiniowanymi prawnie działaniami korupcyjnymi, a ponadto przeciwdziałają niegospodarności, nieprawidłowo zarządzanemu konfliktowi interesów lub zmowie kontrahentów, w przypadku ich związku z korupcją.
6.3. Polityka antykorupcyjna User.com i jej realizacja opiera się także i odzwierciedla międzynarodowe prawo (takie jak brytyjska ustawa o łapownictwie [Bribery Act], francuska ustawa antykorupcyjna [Loi Sapin II] czy amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych [Foreign Corrupt Practices Act]) oraz dobre praktyki w zakresie zapobiegania, wykrywania i reagowania na zjawisko przekupstwa, identyfikacji związanych z korupcją zagrożeń technologicznych, finansowych i wizerunkowych, oraz innych zachowań o podłożu korupcyjnym, które mogą zaszkodzić interesom ekonomicznym User.com.
6.4. Polityka ma na celu w szczególności:
- przeciwdziałanie i wykrywanie zdarzeń o charakterze korupcyjnym poprzez wdrożenie rozwiązań systemowych;
- identyfikowanie zagrożeń, ocenę ryzyka i podejmowanie działań chroniących interesy gospodarcze Spółki;
- inicjowanie czynności kontrolnych lub audytowych, w celu oceny zdarzeń i ustalenia odpowiedzialności osób podejrzewanych o korupcję, w tym pracowników i reprezentantów Spółki, którzy zaniedbują wdrażanie i stosowanie standardów antykorupcyjnych;
- wdrożenie zasad postępowania pracowników i reprezentantów Spółki zwiększających bezpieczeństwo antykorupcyjne, w tym przeciwdziałanie nadużyciom, których podłoże może świadczyć o korupcji;
- kształtowanie świadomości osób podejmujących decyzje biznesowe, w zakresie identyfikowania zachowań korupcyjnych oraz przeciwdziałania im.
6.5. Polityka antykorupcyjna zawarta w niniejszym ustępie Polityki Etycznej i Antykorupcyjnej w User.com, stanowi formalną podstawę wdrożenia Systemu Przeciwdziałania Korupcji w User.com, który reguluje relacje pomiędzy pracownikami, podmiotami i osobami reprezentującymi Spółkę, kontrahentami, dostawcami, klientami i przedstawicielami administracji publicznej.
6.6. System Przeciwdziałania Korupcji to realizowany w Spółce i zarządzany osobiście przez Prezesa Zarządu przy wsparciu zespołu prawnego, zestaw środków, form i metod przeciwdziałania oraz wykrywania korupcji i związanych z nią nadużyć.
6.7. Spółka nie toleruje zachowań korupcyjnych, polegających na nadużywaniu stanowisk lub funkcji, w celu osiągnięcia nienależnych korzyści finansowych lub osobistych.
6.8. Spółka skuteczne przeciwdziała zjawisku korupcji poprzez wdrożenie rozwiązań systemowych, opartych na analizie informacji dostępnych wewnątrz organizacji oraz pozyskiwanych ze źródeł zewnętrznych.
6.9. Spółka odpowiedzialnie i świadomie identyfikuje i zarządza ryzykiem nadużyć i zagrożeń korupcyjnych.
6.10. Przedstawiciele kadry kierowniczej Spółki są zobligowani do tworzenia środowiska pracy opartego na szacunku dla standardów etycznych i zgodności z obowiązującymi regulacjami.
6.11. Polityka wprowadza w Spółce obowiązek stworzenia warunków do anonimowego zgłaszania nieprawidłowości oraz zasady przyjmowania i wręczania upominków, w związku z działalnością biznesową pracowników i reprezentantów.
6.12. Spółka aktywnie buduje i weryfikuje świadomość postaw etycznych i zagrożeń korupcyjnych wśród pracowników i kontrahentów.
6.13. Spółka szkoli pracowników i reprezentantów w zakresie przeciwdziałania korupcji i reagowania na sytuacje korupcjogenne.
6.14. Spółka unika przypadków konfliktu interesów, które mogą podważać uczciwość i wiarygodność Spółki, jej pracowników lub kadry kierowniczej.
6.15. Spółka stosuje się do regulacji wewnętrznych wymienionych w niniejszej Polityce w zakresie wydatków i upominków.
6.16. Spółka aktywnie dostrzega i wyjaśnia przypadki naruszeń przepisów prawa i regulacji wewnętrznych dotyczących przeciwdziałania korupcji oraz niezwłocznie podejmujemy odpowiednie działania dyscyplinujące i naprawcze.
6.17. Spółka przestrzega jednakowo wysokich standardów antykorupcyjnych we wszystkich miejscach prowadzenia biznesu.
6.18. Spółka nakłada obowiązek przestrzegania przez wszystkich pracowników i reprezentantów Spółki przepisów antykorupcyjnych wprowadzonych we wszystkich krajach, w których Spółka realizuje swoją działalność.
6.19. Spółka nakłada na wszystkich pracowników i reprezentantów Spółki obowiązek przestrzegania zasad etyki, uczciwości i postępowania zgodnie z obowiązującym prawem we wszystkich podejmowanych czynnościach w szczególności w transakcjach gospodarczych w relacji z osobami fizycznymi, kontrahentami, instytucjami publicznymi i organizacjami społecznymi.
6.20. Pracownikom i reprezentantom Spółki zabrania się w szczególności, ale nie wyłącznie, takich czynów jak:
Sprzedajność
Pracownicy i reprezentanci nie mogą, w związku z wykonywaniem czynności realizowanych na rzecz Spółki przyjmować korzyści majątkowej lub osobistej, albo jej obietnicy, w tym za zachowanie stanowiące naruszenie przepisów prawa, ani też uzależniać wykonania takiej czynności od otrzymania korzyści majątkowej lub osobistej.
Przekupstwo
Pracownicy i reprezentanci nie mogą udzielać korzyści majątkowej lub osobistej jakiejkolwiek osobie pełniącej funkcję publiczną, w związku z pełnieniem przez nią tej funkcji. Pracownicy i reprezentanci nie mogą również podejmować działań, których celem jest nakłonienie osoby pełniącej funkcję publiczną do naruszenia przepisów prawa lub udzielać, albo obiecywać udzielenia takiej osobie korzyści majątkowej lub osobistej za naruszenie przepisów prawa.
Handel wpływami – płatna protekcja bierna
Pracownicy i reprezentanci nie mogą, powołując się na wpływy i pozycję w Spółce, albo wywołując przekonanie innej osoby lub utwierdzając ją w przekonaniu o istnieniu takich wpływów, podejmować się pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą, albo jej obietnicę.
Handel wpływami – płatna protekcja czynna
Pracownicy i reprezentanci nie mogą udzielać, albo obiecywać udzielenia korzyści majątkowej lub osobistej w zamian za pośrednictwo w załatwieniu sprawy w instytucji państwowej, samorządowej, organizacji międzynarodowej albo krajowej lub w zagranicznej jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi, polegającej na bezprawnym wywarciu wpływu na decyzję, działanie lub zaniechanie czynności przez osobę pełniącą funkcję publiczną, w związku z pełnieniem tej funkcji.
Łapownictwo menedżerskie
Pracownicy i reprezentanci nie mogą żądać lub przyjmować korzyści majątkowej lub osobistej, albo jej obietnicy, w zamian za nadużycie udzielonych im uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nich obowiązku mogące wyrządzić Spółce, w której są zatrudnieni, szkodę majątkową, albo stanowiące czyn nieuczciwej konkurencji lub niedopuszczalną czynność preferencyjną na rzecz nabywcy lub odbiorcy towaru, usługi lub świadczenia.
Manipulacje w przetargach
Pracownicy i reprezentanci nie mogą, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, udaremniać lub utrudniać przetargu albo wchodzić w porozumienie z inną osobą działając na szkodę właściciela mienia, albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany.
Pracownicy i reprezentanci nie mogą, w związku z przetargiem rozpowszechniać informacji lub zataić istotnych okoliczności, mających znaczenie dla zawarcia umowy będącej przedmiotem przetargu albo wchodzić w porozumienie z inną osobą, działając na szkodę właściciela mienia albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany.
7.1. Działania Spółki charakteryzują się pełnym poszanowaniem dla prawa, realizowanego przez demokratycznie powołane władze lokalne, regionalne i ogólnokrajowe.
7.2. Spółka nie wspiera działalności politycznej opartej na krzewieniu nienawiści, uprzedzeń oraz dyskryminacji wobec określonych grup lub osób.
7.3. Polityka Spółki w zakresie wspierania działalności społecznej i politycznej jest jawna.
7.4. Spółka nie traktuje w sposób szczególnie uprzywilejowany polityków i przedstawicieli władzy.
Spółka przestrzega Ustawy o zamówieniach publicznych, oraz wszelkich regulacji krajowych i międzynarodowych w tym zakresie, a w szczególności:
8.1. Nie wpływa na osoby podejmujące decyzję poprzez wręczanie im prezentów, obiecywanie korzyści oraz dawanie gratyfikacji finansowych.
8.2. Podaje w swoich ofertach takie warunki merytoryczne, które rzeczywiście będzie w stanie spełnić.
8.3. Rzetelnie przedstawia w swojej ofercie osiągnięcia i doświadczenia.
8.4. Nie podejmuje działań dyskredytujących konkurentów.
9.1. Spółka przestrzega panującego w innych krajach prawa, a także prawa w relacjach międzynarodowych.
9.2. Spółka respektuje tradycje i kulturę każdego kraju, w którym działa.
9.3. Spółka działa odpowiedzialnie w zakresie międzynarodowego handlu, zgodnie z uznanymi porozumieniami międzynarodowymi.
9.4. Spółka zwraca szczególną uwagę podczas współpracy z bieżącymi Klientami, jak i podczas nawiązywania współpracy z potencjalnymi Klientami, czy podmioty te nie są objęte sankcjami wynikającymi z uznawanych regulacji międzynarodowych.
10.1. Spółka dokłada wszelkich starań, aby być wrażliwym społecznie podmiotem gospodarczym, służyć społeczności poprzez działalność korzystną dla Spółki i społeczności oraz zapewnianie korzystnych możliwości zatrudnienia i dobrych warunków pracy.
10.2. Spółka bierze pod uwagę interesy całego otoczenia, uwzględniając zarówno interes krajowy, jak i lokalny.
10.3. Spółka wspiera w miarę możliwości społeczność lokalną. Ewentualne dotacje na cele charytatywne są przyznawane w ramach zasad ustalonych przez udziałowców.
11.1. Spółka w swojej działalności kieruje się wysokim stopniem odpowiedzialności za środowisko naturalne.
11.2. Spółka dba o ochronę środowiska, a zasoby naturalne użytkuje w sposób odpowiedzialny. W związku z powyższym:
- dokłada starań, aby cykl produkcyjny, gospodarka ściekowa, usuwanie odpadów, emisja spalin i hałasu mieściły się w wyznaczonych standardach,
- analizuje efekty każdego nowego przedsięwzięcia dla środowiska,
- przeprowadza regularne przeglądy oddziaływania Spółki na środowisko,
- ma szczególny wzgląd na ochronę żyjących w naturze zwierząt i roślin
- informuje społeczność, wśród której Spółka działa, o przeprowadzanym przez nią programie ochrony środowiska.
12.1. Za wdrożenie i zarządzanie działaniem Polityki Etycznej i Antykorupcyjnej odpowiedzialny jest osobiście przez Prezes Zarząd, działający przy wsparciu zespołu prawnego.
12.2. Wdrażanie niniejszej Polityki jest połączone z bieżącym monitorowaniem jej przestrzegania, w szczególności Spółka monitoruje zgodność podejmowanych decyzji i metod działania z przyjętymi w Polityce zasadami.
12.3. Ścisłe stosowanie Polityki powinno być efektem bieżąco przeprowadzanej przez wykwalifikowane podmioty edukacji pracowników w zakresie przyjętych zasad etycznych i antykorupcyjnych.
12.4. Celem Spółki jest stworzenie korzystnego klimatu pracy i szans dla pracowników oraz szczere wyjaśnianie wszelkich kwestii dotyczących zachowań i decyzji uważanych za naganne etycznie oraz mogących sprzyjać powstaniem sytuacji korupcyjnych.