Résumé
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre l'utilisation des données personnelles dans l'email marketing. Cet article présente 6 bonnes pratiques essentielles : obtenir le consentement explicite de vos contacts (avec les méthodes pour l'enregistrer et en conserver la preuve), minimiser les données collectées au strict nécessaire, garantir la sécurité des données, procéder à la purge régulière des données obsolètes, assurer la transparence vis-à-vis des personnes concernées, et former vos équipes aux bonnes pratiques RGPD. Des références aux recommandations de la CNIL complètent les conseils.
Nous sommes le 28 janvier, la Journée européenne de la protection des données — une occasion de mettre en avant les droits des individus à la vie privée et à la protection de leurs gestion de vos données. Bien que l'email marketing puisse être une stratégie efficace pour atteindre des prospects, générer des leads et fidéliser vos clients, il est important de se conformer au RGPD et de respecter la vie privée de vos destinataires. En utilisant les données de manière sécurisée et en suivant les bonnes pratiques, vous pouvez améliorer l'expérience utilisateur tout en respectant vos obligations réglementaires. Dans cet article, nous allons explorer comment utiliser les données de manière responsable et sécurisée en email marketing.
1. Obtenez le prospecter en conformité de vos contacts
Vos traitements peuvent s'appuyer sur 6 bases légales, dont l'une est le consentement des personnes. Si la base légale du traitement visé est le consentement, il est nécessaire de l'obtenir explicitement en amont. Le consentement doit être basé sur une information claire et transparente sur l'utilisation des données. Il est important de noter que le consentement ne peut pas être implicite et doit être facilement révocable par l'utilisateur.
Les conseils en matière de collecte de données
- Assurez-vous de fournir aux utilisateurs une information claire et transparente sur les données collectées, l'utilisation qui en sera faite (destinataires / durée de conservation / transferts éventuels), et sur leurs droits.
- Si la base légale est le consentement, demandez-le explicitement avant de collecter et d'utiliser les données. Si la base légale est l'intérêt légitime, les données peuvent être collectées en amont, mais l'information des personnes doit être réalisée dans les 30 jours suivant la première communication.
- Veillez à ce que les utilisateurs puissent facilement révoquer leur consentement à tout moment, notamment au travers de liens de désinscription ou d'opposition systématiquement insérés dans vos communications.
- Gardez une trace du consentement des utilisateurs afin de pouvoir le prouver en cas de besoin (contrôle CNIL, exercice de droits).
Comment recueillir et enregistrer la preuve de consentement ?
En email marketing, il est important d'obtenir le consentement explicite des utilisateurs avant de les ajouter à une liste de diffusion. Il existe plusieurs méthodes.
Les preuves de consentement
Les listes issues d'inscription disposent généralement d'un horodatage permettant de savoir quand une personne s'est inscrite (preuve de consentement) ou désinscrite (retrait de consentement). Ces listes doivent être extraites et conservées dans votre dossier de responsabilité (accountability), pouvant être produit en cas d'audit ou de contrôle.
Les méthodes d'enregistrement du consentement
Formulaire d'inscription à vos emails marketing : Il est possible de créer un formulaire d'inscription sur votre site web ou vos réseaux sociaux dans lequel les utilisateurs peuvent fournir leur adresse email et donner leur consentement, notamment au travers de cases à cocher non pré-cochées par défaut.
Pensez à utiliser le double opt-in — une méthode qui consiste à envoyer un email de confirmation à l'utilisateur après qu'il ait fourni son adresse email, pour vérifier que l'adresse email fournie est valide et que le contact souhaite vraiment recevoir vos emails marketing. Le clic sur l'email de demande de confirmation constitue alors la preuve du consentement.
Case à cocher : Il est possible d'inclure une case à cocher sur les formulaires de contact ou de commande pour que les utilisateurs puissent donner leur consentement pour recevoir des emails marketing.
2. Minimisez les données collectées
Le RGPD encourage les entreprises à être plus responsables de la manière dont elles utilisent les données, notamment en minimisant les données collectées au strict nécessaire, afin de réaliser l'objectif annoncé aux personnes.
Qu'est-ce que la minimisation des données ?
La minimisation des données consiste à collecter uniquement les données nécessaires pour les finalités annoncées et à éviter la collecte de données superflues. Par exemple, si vous souhaitez envoyer des emails de marketing à une liste de diffusion, il est nécessaire de collecter l'adresse email, mais il n'est pas nécessaire de collecter d'autres informations comme le numéro de téléphone ou l'adresse postale si vous ne les utilisez pas.
Pensez aussi à mettre en place la pseudonymisation : conservez une base avec les données collectées (nom, prénom, adresse…) associées à un ID unique, et ne faites transiter que cet identifiant lorsque vous n'avez pas besoin de toutes les données réelles.
3. Supprimez les données dès que la finalité est atteinte
Ne gardez pas de données "au cas où". Vous ne devez collecter que les données dont vous avez besoin, et ces données doivent être supprimées dès que la finalité annoncée est atteinte ou que la personne n'est plus active dans vos communications (règle des 3 ans d'inactivité).
En pratiquant une minimisation et une purge régulière des données, les entreprises peuvent également contribuer à la réduction de leur impact environnemental — stocker et traiter de grandes quantités de données nécessite de l'énergie.
4. Garantissez la sécurité des données
La protection des données ne se limite pas à leur collecte et à leur utilisation. Le partage et la circulation des données personnelles sont aussi un point essentiel. Pour assurer la protection des données de manière optimale, ces partages et échanges doivent être encadrés et contractualisés.
Pensez à chiffrer les documents avant de les partager et à utiliser des protocoles sécurisés. Des mesures de sécurité informatiques, physiques ou organisationnelles doivent être mises en place en fonction de la sensibilité des données et des risques.
5. Assurez la transparence vis-à-vis de vos contacts
Au moment de la collecte, informez vos contacts sur ce que vous faites de leurs données. Dites-leur clairement quelles données seront utilisées et à quelles fins. Veillez à répondre aux demandes de consultation, de rectification ou de suppression des données dans les délais légaux.
Proposez toujours à vos contacts un moyen simple de s'opposer à recevoir de nouvelles sollicitations, notamment via un lien de désabonnement clair dans chaque email.
6. Formez vos équipes
Formez vos collaborateurs et sensibilisez-les aux bonnes pratiques et aux réflexes à avoir en ce qui concerne la gestion des données (collecte, traitement, stockage, etc.). La CNIL a mis en place "L'atelier RGPD", une formation en ligne entièrement gratuite qui permet de sensibiliser les professionnels à la protection des données.
Conclusion
Le RGPD est une réglementation qui vise à protéger les droits des individus à la vie privée et à protéger leurs données personnelles. L'email marketing peut être une technique efficace pour atteindre les utilisateurs et générer des leads, mais il est indispensable de se conformer au RGPD et de respecter la vie privée des utilisateurs. Les bonnes pratiques énoncées dans cet article vous donneront de bonnes bases pour une gestion des données responsable — n'oubliez pas que la liste des mesures à mettre en œuvre pour respecter les obligations du RGPD est bien plus exhaustive.
